Grensing

Business Technology Consulting GmbH

Die Business Szenario Beschreibung im SAP-Projekt

2017-01-28

Dieses Dokument trägt einen sperrigen Namen. In manchen Projekten heißt es schlicht "Script", in anderen Projekten heißt es wieder anders. Eigentlich ist es eine Prozessdokumentation. Da dieser Name aber in aller Regel bereits durch das Designdokument gekapert wurde, muss man es eben irgendwie anders nennen. Das Designdokument beschreibt, was eine Lösung kann. Die Szenariobeschreibung zeigt, wie das funktionert. Das Designdokument beschreibt den Kundenauftrag in all seinen Facetten, die Szenariobeschreibung erklärt, wie man einen Streckenauftrag mit Teilzahlung anlegt oder wie im Wareneingang eine Palette vereinnahmt wird, die nicht bereits vom Lieferanten mit einem EAN-128-Etikett versehen wurde.

In meiner Praxis hat sich für dieses Dokument eine ganz einfache aber strenge Struktur bewährt:

  • Name des Dokuments
  • Eindeutige Identifkation
  • Beschreibung der durchzuführenden Aufgabe (Zielsetzung)
  • Evtl. kurze Ablaufbeschreibung
  • Evtl. Voraussetzungen (Stammdaten, andere Prozesse, etc.)
  • Evtl. Prozessrisiken (Vier-Augen-Prinzip, Probleme bei missbräuchlicher Verwendung, Internal-Control-Erwägungen)
  • Schrittbeschreibung
    • Name des Schritts
    • Aufruf (Transaktionsname, Menüpfad, Button, Funktion, URL, etc.)
    • Beschreibung
    • Evtl. Tabelle mit möglichen Eingabeparametern
    • Screenshot
    • Evtl. weitere Erläuterungen

Beispiel für ein Dokument

Die strenge Struktur dieses Dokuments erlaubt es auch, Tools zur seiner Erstellung zu verwenden und beispielsweise die Dokumente strukturiert (z.B. als XML-Dokument) abzulegen und in verschiedenen Ausgabeformen (HTML, PDF) automatisiert zu generieren.

Auf der Basis dieses Dokuments lassen sich ohne großen Aufwand weitere Dokumente erstellen:

  • Testdokument: Hierbei wird jeder Schritt noch um Eingabedaten und das erwartete Ergebnis ergänzt.
  • Schulungsdokumentation: Hier werden lediglich Beispieldaten und ein paar ergänzende Erläuterungen hinzugefügt.

Heute werden Dokumente wie diese gerne in Videoform erstellt. So sinnvoll dies vielleicht für Schulungen ist, so schwierig ist es, Videos als Nachschlagedokumentation zu verwenden. Daher sind aus meiner Sicht Videos als Zusatz eine willkommene Ergänzung, aber kein Ersatz.

Eine der größten Herausforderungen bei diesem Dokument ist - wenn man es richtig macht - seine große Zahl. Hier den Überblick zu behalten, ist entscheidend!

Im nächsten Artikel beschreibe ich die korrekte Konfigurationsdokumentation.