Grensing

Business Technology Consulting GmbH

Dokumentation im SAP-Projekt - Zusammenfassung und Methoden

2017-02-07

Wie wir in den vorherigen Artikeln gesehen haben, kann man die Anzahl der unterschiedlichen benötigten Dokumente im SAP-Projekt relativ klein halten. Das ändert jedoch nichts daran, dass der Umfang dessen, was zu dokumentieren ist, relativ gesehen immer noch gigantisch ist. Das ist der Grund, warum man sich nicht verzetteln sollte und im Zweifelsfall lieber auf Qualität denn auf Quantität setzt: denn eine Dokumentation ist kein Selbstzweck sondern eine Arbeitshilfe für zeitlich versetzte Arbeitsteilung zwischen einem Einführungsprojekt und späteren Arbeiten, sei es in Support oder Rollout. Da ist mit einer unbrauchbaren Dokumentation niemandem geholfen. Wenn es nicht reicht: lieber ehrlich sein und weglassen! (Noch besser: dokumentieren was man weglässt!)

Ein Blogartikel über Dokumentation im SAP-Projekt wäre aber unvollständig, wenn wir nicht auf die Projektmethoden zu sprechen kämen, die von allen großen Unternehmensberatungen und der SAP selbst angeboten werden. Diese Methoden basieren im Grunde auf dem gleichen Prinzip und bieten einen vollständigen Katalog sowie einen zeitlichen Ablauf, welche Dokumente in welcher Projektphase verfasst werden müssen. Das ist eigentlich eine phantastische Sache: wir bekommen eine fertige Projektstruktur und müssen zum richtigen Zeitpunkt nur noch unsere Arbeitsergebnisse in das richtige Dokument eintragen - fertig, Projekterfolg! Schließlich sind unzählige Mannjahre Entwicklung und jede Menge Know-how in diese Projektmethoden geflossen, dass der Erfolg eigentlich garantiert sein müsste.

Müsste.

Leider habe ich eine andere Erfahrung gemacht: je intensiver in meiner Vergangenheit Projekte Methoden genutzt haben, desto größer die Wahrscheinlichkeit des Fehlschlags des Projekts. (Ich habe jetzt keine greifbare Statistik dafür, aber "gefühlt" im Kopf schon!)

Woran könnte das liegen?

All diesen Methoden liegt das Konzept des "Deliverables" zu Grunde: In dem man die Arbeitsdokumentation abliefert, beweist man, dass die Arbeit gemacht ist.

Das hat nur einen Haken: in den Methoden prüft das keiner. Und das aufzubauende System ist meistens auch kein "Deliverable".

Damit kommt es zu dem Effekt, dass nur noch Dokumente und Termine gezählt werden. Und Menschen sind anpassungsfähig: werden nur Dokumente und Termine verlangt, werden auch nur Dokumente und Termine abgeliefert. Damit wird die Methodik zum Selbstzweck und das eigentliche Projektziel gerät vollständig aus den Augen.

Um das einmal plakativ auf den Punkt zu bringen: stellt ein Programm Management eine Task-Force auf, um die Konnektoren in ARIS-Diagrammen zu vervollständigen, kann man das gesamte Projekt im Grunde als gescheitert betrachten, sofort unbesehen beenden und viele Millionen einsparen. Da wird nichts mehr bei herauskommen. Und schon gar kein funktionierendes SAP-System.

Und somit sind wir wieder beim Ausgangspunkt: Dokumentation ist unheimlich wichtig. Und zwar nicht das Verfassen der Dokumentation, sondern das Haben einer Dokumentation. Daran sollte man sich ausrichten. Dann klappt es auch!